DOELSTELLING

De Estafettechallenge is een overkoepelende organisatie van estafetteloopwedstrijden met nadruk op maatschappelijke solidariteit. De estafettes zijn gelimiteerd in deelnemersaantal en de opbrengsten gaan integraal naar verschillende goed doelen.

DE AFLOSSINGSFORMULES

De Estafettechallenge bestaat uit een gelimiteerde(9) reeks estafettelopen van één uur waarbij in ploegen van 2 lopers wordt gelopen. De estafettes  vinden plaats op een afgebakend parcours van 1000 meter.

Een ploeg krijgt voor de start één estafettestok en 2 nummers. De eerste loper start in het bezit van de estafettestok en geeft na een ronde zijn/haar stok door in de wisselzone, voorbij de aankomstlijn. Bij de start bevinden zich alleen de lopers die starten(met wisselstok) in de startzone. 

Een jetonsysteem kan gebruikt worden door de organisaties ter controle/back-up. Loper 1 start hierbij in het bezit van een jeton (en zijn estafettestok). Loper 2 is eveneens in het bezit van een jeton. Na elke ronde levert de loper die wisselt zijn jeton in bij de wisselzone (tafel 1) en neemt vervolgens een nieuwe jeton (tafel 2) vooraleer hij aan zijn nieuwe ronde begint. Vervolgens wacht hij/zij zijn/haar partner weer op aan de rand van de wisselzone. Lopers die wachten op hun partner begeven zich bij voorkeur pas in de wisselzone wanneer zij zicht hebben op hun partner die aankomt.

De wisselzone bevindt zich achter de startlijn en geeft voldoende ruimte aan de lopers om in de breedte en lengte hun aflossing te kunnen voltooien. Voor kleinere wisselzones, of in het geval van veel deelnemers, wordt aangeraden dat een medewerker helpt om te voorzien in een vlotte doorstroom van lopers naar de ingang van de wisselzone (of naar de jetonstand indien deze gebruikt wordt). De medewerkers letten erop dat de volledige ronde wordt gelopen alvorens men de stok doorgeeft. Door het veelvuldig gebruik van het elektronisch systeem voor het opmeten van de rondetijden is wisselen na de aankomstlijn noodzakelijk.

Na het verstrijken van 60 minuten weerklinkt een luid signaal, hoorbaar voor alle deelnemers over het gehele parcours. Alle lopers blijven hierop staan, kijken naar de plaats waar ze zich bevinden op het parcours(iedere 25m staat er aanduiding), schatten hun correcte afstand, rekening houdend met de personen die zich voor en achter hen bevinden en wandelen of lopen rustig door tot aan het volgende checkpoint. Er zijn 4 checkpoint, om de 250 m. Als alternatief kan een organisatie ook kiezen om de afstanden direct op te meten op de plaats waar de deelnemers na het eindsignaal gestopt zijn. De deelnemers geven hierbij ook hun estafettestok af (en jeton indien van toepassing). Indien de organisatie elektronische borstnummers gebruikt, worden deze terugbezorgd aan de organisatie, meestal in ruil voor een goodiebag.

De speaker maakt de lopers attent op het naderen van het einde van de estafette en herhaalt nog eens wat er te gebeuren staat.

Een elektronische tijdsregistratie met chip in estafettestok is mogelijk, eventueel gelijklopend met het jetonsysteem als hulpmiddel. Het staat de organisatoren tevens vrij een eigen registratiesysteem te hanteren. Vergoedingen hiervoor zijn ten laste van de vragende partij.

WEDSTRIJDCATEGORIEËN

De wedstrijdcategorieën zijn opgesteld naargelang het geslacht en de som van de leeftijden van elk duo (geboortedatum):

·         Dames -80, Dames +80, Dames +100 en Dames +120

·         Heren -80, Heren +80, Heren +100 en Heren +120

·         Gemengd -80, Gemengd +80, Gemengd +100 en Gemengd +120

·         Jeugd: beide lopers/loopsters of gemengd dienen -16 jaar oud te zijn

Tijdens het seizoen kan een team niet van wedstrijdcategorie veranderen. De leeftijdscategorie die een team heeft op de eerste estafette die zij lopen, geldt voor bepaling van het eindklassement. Uiteraard kan men wisselen van partner maar om als ploeg in aanmerking te komen voor de eindteamstand dienen 2/3 van de estafettes met dezelfde ploeg gelopen te worden.

Omdat een  wijziging van leeftijdscategorie tijdens het seizoen door het  inschrijvingssysteem  automatisch weergegeven wordt, meldt u dit best vooraf aan de organisatie voor het geval dat we het zelf niet zouden opmerken.

Vanaf 2023 zal gelopen worden volgens nieuwe leeftijdscategorieën: -80 +80 +100 +120. Er wordt zo tegemoet gekomen aan de evolutie van deelnemersleeftijden. De jeugdcategorie voor -16-jarigen blijft  behouden.

INSCHRIJVINGEN

Gelieve u op voorhand in te schrijven. Dit kan eenvoudig via de website van de estafettechallenge of via de wedstrijdorganisatie zelf. U krijgt dan ook onmiddellijk een bevestiging en ook de betalingsformaliteiten.

Bij een team dat niet op voorhand afmeldt is geen terugbetaling vereist. Met afmelding wordt terugbetaald tenzij dit niet als optie gecommuniceerd is. Een partner die niet komt opdagen kan steeds ter plaatse vervangen worden. 

Niet-betaalde teams kunnen steeds vervangen worden door een team dat lastminute inschrijft EN binnen de 100 inschrijvingen valt en meteen betaalt. Betaalde inschrijvingen hebben m.a.w. steeds voorrang op niet-betaalde inschrijvingen.

Inschrijven kost 20 euro per ploeg van 2. Ploegen van meer dan 2 deelnemers(teamrun) betalen per extra deelnemer 5 euro. Voor jeugdploegen en mensen met een beperking kan hiervan afgeweken worden. Deelnemers aan de teamrun nemen niet deel aan de prijsuitreiking maar wel aan de aanwezigheidstombola. 

Voor de estafettechallenge is er een  bovengrens van 100 ploegen per estafette bepaald. Een organiserende vereniging blijft vrij om zich aan deze bovengrens te houden. Als zij veel inschrijvingen binnen krijgen, kan het aantal toegelaten inschrijvingen verhoogd worden mits overleg met het comité Estafettechallenge. Men zal hierbij steeds een inschatting maken van de invloed van een verhoging op alle belanghebbende factoren van de organisatie. Indien de bovengrens opgetrokken wordt zal dit gecommuniceerd worden naar de deelnemers.

TIJDSREGISTRATIE EN UITSLAGVERWERKING

Het staat elke organisatie vrij om naast het jetonsysteem tevens een digitale tijdsregistratie met elektronische wisselstokken te gebruiken.

Er  is op elke estafette een groot digitaal uurwerk aanwezig in de wisselzone.

Er wordt steeds een uitslag algemeen en per categorie opgesteld. Bij elektronische tijdsregistratie is een uitslag met tussentijden per ronde mogelijk. De uitslag wordt verdeeld onder de aanwezigen na afloop van elke wedstrijd of is afleesbaar op een scherm.

PARCOURS

Het parcours is bij voorkeur goed beloopbaar, niet te zwaar en afwisselend van karakter. Het is volledig verkeersvrij en kritieke punten worden duidelijk gesignaleerd voor lopers en toeschouwers. Het dient perfect opgemeten te zijn, zodat de deelnemers kunnen rekenen op een exacte afstand in relatie tot hun tijdsmeting. Om de 25  m, bij gebruik jetons,  staat een afstandsaanduiding. Het plaatsen van bordjes met de afstanden wordt aangeraden.

Een gezamenlijke opwarmingsronde, 10 minuten voor de start kan bijdragen tot de sfeer en wordt aangeraden om nieuwelingen vertrouwd te maken met het parcours en het wisselen.

TEAMSTAND

De teamstand is het algemeen klassement van de estafettechallenge en wordt opgesteld volgens de 13 leeftijdscategorieën in dames, heren, gemengd en jeugd. Voor de teamstand worden 2/3 wedstrijden gerekend (bij 9 estafettes 6, bij 8 estafettes 5, enz..).

PRIJZEN

Prijsuitreiking en tombola (aanwezigheidstombola) per wedstrijd starten ten laatste één uur na het eindsignaal van een wedstrijd. Er wordt een waardevolle prijs voorzien voor de eerste drie ploegen in de verschillende categorieën en er is een aanwezigheidstombola. Een prijsuitreiking start bij voorkeur met de jeugdploegen. Een deelnamepakket kan en is gemakkelijk om de nummers te verzamelen maar is geen verplichting.

Prijzen van de winnende ploegen kunnen bij afwezigheid na afloop steeds meegegeven worden met kennissen of vrienden die nog aanwezig zijn. Dit in tegenstelling tot de tombola die steeds een aanwezigheidstombola is.

De eindprijsuitreiking van de estafettechallenge vindt plaats op een afzonderlijke dag na de laatste wedstrijd van het seizoen (plaats en datum nader te bepalen) en reikt het volgende uit:

• Prijs voor de eerste 3 ploegen per categorie , JEUGD, -80/+80/+100/+120 (DAMES, HEREN, GEMENGD) met 2/3 gelopen wedstrijden.  
• Eindtombola voor trouwe deelnemers aan alle wedstrijden en alle wedstrijden -1. Er wordt gestart met tombola met vrije keuze voor wie alles meegelopen heeft en dan volgen die deelnemers die er 1 gemist hebben. Voor wie zelf een estafette organiseert en daaraan niet kan deelnemen telt dit wel aan deelname.

Voor 2023 worden er geen vouchers met gratis deelname voorzien.

DEELNEMENDE ORGANISATIES

De estafettechallenge telt maximum 9 wedstrijden per seizoen. 

Elke organisatie moet vooraf voldoen aan de intern opgestelde checklist. De checklist fungeert als hulpmiddel voor de organisaties en de invulling ervan wordt jaarlijks geëvalueerd.

Iedere organisatie bepaalt een kleine deelnamesom vanaf het 2de jaar. Met de totaalsom van deze participaties worden prijzen aangekocht voor de eindtombola en wordt logistiek materiaal gratis ter beschikking gesteld van de organisaties en ook onderhouden. Borstnummers, jetons, jetonsbakken, wisselstokken, wegaanduidingen worden zo voorzien door de Estafettechallenge. 

ORGANISATORISCHE ACCENTEN

Iedere organisatie zorgt voor een degelijke omkadering (mooi parcours, kleedkamers dames/heren, geluidsinstallatie binnen en buiten, startpistool, chrono’s, fluitjes, …) en streeft naar een sportief gebeuren dat naar ieders wens verloopt.

Er vindt begin december een jaarlijkse vergadering van het comité plaats, met evaluatie van het afgelopen seizoen en planning van het nieuwe.

Organisaties opgenomen in het estafettecriterium hebben de vrijheid om hun eigen accenten te leggen. Deze dienen tijdig en duidelijk gecommuniceerd te worden. 

– De opbrengsten van de estafette gaan naar een goed doel naar keuze

– Het nemen van een sportverzekering is sterk aangeraden

– Voor of na iedere estafette kan iedere organisatie nog sfeerbevorderende extra’s toevoegen.

– Alle organisatoren zijn vrij om speciale prijzen voor oudste  en jongste deelnemers, snelste 1ste ronde voor dames en heren, enz.. toe te voegen.  

INFORMATIE

Deelnemerslijsten, uitslagen, teamstand, nieuwsberichten en fotoreportages worden per wedstrijd gepubliceerd op de website estafettechallenge.wordpress.com in combinatie met de facebookpagina’s “estafettechallenge” en “estafettelopers”.

Elke organisatie kan een eigen wedstrijdfolder maken. Het doel van deze folder is potentiële deelnemers tijdig en correct te informeren. De website estafettechallenge.wordpress.com is het officiële klankbord voor de nodige info.

Wij vragen aan de deelnemende organisaties en hun leden om zoveel mogelijk deel te nemen aan de andere estafettes en deze helpen te promoten. Op de eigen folder vragen we “maakt deel uit van de Estafettechallenge”, alsook de gegevens van de andere organisaties en de sponsors van de Estafettechallenge te vermelden.

Aan de organisaties worden gevraagd tijdig te voorzien in een wedstrijduitslag, in zowel algemene als categorische vorm. Deze dienen op de wedstrijddag doorgestuurd te worden naar de websiteverantwoordelijken en naar de gekende persorganen.

Vanwege het comité Estafettechallenge